Dalla predisposizione del manuale della conservazione, alla nomina del responsabile della conservazione e del procedimento di conservazione, fino all’adeguamento ai fini privacy.

Sono solo alcuni degli adempimenti obbligatori collegati alla conservazione delle fatture elettroniche [e dei documenti informatici in generale] di cui nessuno ti parla.

Il prossimo 10 marzo scadono i termini per la conservazione digitale a norma delle fatture elettroniche del 2019.

La scadenza coincide con i tre mesi dal termine per l’invio della dichiarazione dei redditi 2020 che, per effetto della proroga prevista dal decreto Ristori quater, poteva essere trasmessa fino al 10 dicembre scorso.

Ci siamo già occupati più volte dell’argomento conservazione ma, data la complessità e l’importanza dell’argomento, torniamo a parlarne, soprattutto in relazione a tutti gli adempimenti collegati che, spesso, non vengono presi in considerazione.

In primo luogo dobbiamo ricordare che l’obbligo di conservazione non è previsto solo per la fattura elettronica, ma per tutti i documenti informatici. Quest’obbligo trova le proprie regole tecniche nel decreto Ministeriale del 17 giugno 2014, relativo alle “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto”.

Vale la pena di ricordare la definizione di documento informatico:

…documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.

Il documento informatico va quindi conservato secondo le regole tecniche di conservazione di cui al DPCM del 3 dicembre del 2013 e del DPCM del 13 novembre 2014 e le linee guida Agid.

Relativamente ai documenti rilevanti ai fini tributari, l’articolo 2 prevede inoltre che è necessario rispettare le regole tecniche del CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale e dell’articolo 21, comma 3 del DPR n. 633/1972.

Tali regole, in materia di conservazione, si applicano a tutti i documenti digitali: le immagini riprese da un sistema di videosorveglianza, immagini provenienti da sistemi di riconoscimento facciale o autenticazione con dati biometrici, immagini sanitarie, ad esempio provenienti da un laboratorio di radiologia, una cartella clinica elettronica, le PEC, ecc

In materia di conservazione è necessario che il soggetto passivo assicuri l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità nel tempo, nel caso di fatture, appunto, della fattura elettronica, ma anche, soprattutto nell’ambito della conservazione dei dati personali, il GDPR impone obblighi al riguardo, per tutelare le libertà e i diritti degli interessati.

In altre parole, se il fine della conservazione è anche quello di rendere consultabile ed utilizzabile un documento nel tempo, anche dopo molti anni, sicuramente un documento informatico conservato a norma dovrà essere conservato insieme alle necessarie autorizzazioni al trattamento dei dati ivi contenuti.

Non ci dilunghiamo oltre sulle disposizioni tecniche e vediamo quali e quante sono le attività obbligatorie collegate o derivanti dalla conservazione a norma.

E’ importante sapere che la conservazione è un processo che coinvolge diversi soggetti ed è sottoposta a molte norme: norme del codice civile, norme tributarie, fiscali ed infine, come abbiamo già visto, una serie di regole tecniche.

Ad esempio, i documenti devono essere crittografati prima di essere versati in conservazione e che bisogna prevedere dei livelli di protezione e accesso alla consultazione differenziati per tale tipologia di documenti, eventualmente oscurando alcuni dati e anonimizzandoli; in pratica si pongono una serie di difficoltà operative di non semplice soluzione.

Chi deve provvedere alla crittografia di tali documenti? Se la conservazione avviene in house o in outsourcing? Cosa posso fare per rispettare la normativa sulla protezione dei dati, ad esempio in tema di crittografia dei dati sensibili?

Per iniziare a comprendere se siamo conformi alle varie normative, ci sono alcune domande che possiamo porci per capire se siamo inadempienti in relazione ai principali obblighi in tema di privacy e di conservazione a norma.

7 domande per capire se siamo in regola

Senza essere esaustivi ma per evidenziare la complessità dell’adeguamento:

  1. A chi è stato affidato il servizio di conservazione a norma delle fatture e degli altri documenti informatici?
  2. E’ stato predisposto il manuale della conservazione?
  3. E’ stato nominato per iscritto il responsabile della conservazione?
  4. E’ stato nominato per iscritto il responsabile del procedimento di conservazione?
  5. E’ stato previsto nel sistema di gestione della privacy la conservazione come trattamento
  6. E’ stato aggiornato il registro dei trattamenti del titolare?
  7. Esiste un sistema di protezione adeguato, ad esempio crittografia, dei dati particolari trattati?

Molti clienti ci riferiscono di ritenersi a posto per aver affidato all’Agenzia delle Entrate il servizio di conservazione delle fatture elettroniche [attenzione, solo  delle fatture e non di tutti i documenti informatici]; allora portiamo alla vostra attenzione quanto riportato nell’accordo di servizio con AdE (art. 2, in calce alla pagina #3):

“L’adesione al servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate non esonera il contribuente dagli altri obblighi in ambito civilistico e fiscali vigenti in materia”.

Se vuoi capire meglio o approfondire l’argomento, chiedi di essere contattato da uno dei nostri esperti. Un consulente qualificato ti contatterà GRATIS.