Se ti chiedessi: stai conservando le tue PEC? Molto probabilmente la tua risposta sarà: “si, certamente!”; salvo la possibile risposta: “ci pensa il mio commercialista”, al che avremo anche un altro problema, non solo tuo, ma anche del commercialista!

Se poi ti chiedessi ancora: dove le stai conservando? Qui le risposte potrebbero essere tre: [#1]sul mio computer o server, [#2] le conserva il mio provider (es. Aruba), [#3] le ho stampate tutte e le conservo in archivio.

Ti dirò ora 3 verità relativamente alle tue risposte.

Verità #1: la PEC “conservata” sul computer non vale niente!

Verità #2: la PEC tenuta sui server del tuo provider non vale niente!

Verità #3: la PEC stampata non vale niente!

Probabilmente penserai che ti sto raccontando delle frottole; in realtà, perché la PEC abbia un qualche valore legale deve essere “conservata a norma”. Nota, questo è il motivo per cui ho messo la parola “Conservazione” sempre tra le virgole. Se dovessi utilizzarle, così come le stai gestendo ora, in un giudizio o in un contenzioso, il loro valore potrebbe non corrisponderebbe neanche a quello della carta e dell’inchiostro con cui sono state eventualmente stampate.

La conservazione digitale a norma, per intenderci quella che stai utilizzando per le tue fatture elettroniche, è l’unico modo per conservare i documenti nativi digitali, quale è la PEC, dato che è l’unico modo di rispettare i requisiti che la normativa (Codice dell’amministrazione Digitale Capo III. Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici) impone al riguardo: autenticità, integrità, affidabilità, disponibilità.

Le attuali circostanze, pandemia da corona virus, lavoro da casa o smart working, impongono, una volta di più, che tu prenda in mano la situazione e ti decida a gestire la tua posta, non solo la PEC, in maniera conforme alla normativa ma, soprattutto, in maniera professionale.

La posta elettronica, ed a maggior ragione le PEC, non sono un gioco, una cosa con la quale scherzare!

Le soluzioni adottabili sono molte ma, se vuoi davvero raggiungere un minimo di efficienza ed efficacia, dovresti affidarti a degli esperti, persone che abbiano le competenze informatiche e giuridiche per consigliarti la soluzione organizzativa migliore.

Se solo sono riuscito a farti venire un dubbio, se vuoi approfondire l’argomento o se solo ti serve un consiglio, richiedi un contatto ed uno dei nostri esperti sarà a tua disposizione per una consulenza gratuita.